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LA FIRMA DIGITAL

A medida que los servicios digitales ciudadanos se van implementando en todas las áreas de la administración pública o con funciones públicas como es el caso de las notarías o curadurías, será más frecuente el uso de estos medios electrónicos con el propósito de brindar a los usuarios soluciones y procedimientos tecnológicos eficaces que garanticen el ahorro de tiempo, de costos y de recursos.

 

¿Es lo mismo la firma electrónica y la firma digital?

  1. Antes de iniciar, es necesario aclarar que la firma electrónica es diferente a la firma digital, pues muchos tienden a confundirlas y creen que es lo mismo, pero no es así, porque la firma digital es una firma electrónica, siendo la digital la especie y la electrónica el género.

 

  • 2.   El Decreto 2364 de 2012 definió la firma electrónica como «los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza».

La firma digital se entiende como: “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”.

 

La firma electrónica, por tanto, es un instrumento que reemplazará a la firma física, y será válida para todas aquellas transacciones u obligaciones que se requieran. Es más, es ya una exigencia que el ciudadano debe implementar como es el caso de la DIAN.

 

 

¿Cómo hacer para registrar mi firma ante la DIAN?

 

Este medio de identificación requiere de unos pasos sencillos para registrar su firma ante la DIAN.

  • Lo primero que debe hacer el usuario, si no está registrado ante la DIAN, es realizar dicho registro. Sólo basta ir al portal https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Paso-a-Paso-Generacion-Firma-Electronica.aspx y buscar la pestaña Usuario nuevo. Al dar clic lo llevará a otra página donde tendrá que habilitar la cuenta ingresando el tipo, número y fecha de expedición de su documento de identidad (AAAAMMdd). Una vez diligenciado estos campos quedará registrado ante la DIAN.
  • Si usted es usuario registrado y persona natural debe iniciar sesión y llenar los siguientes campos:

    • Seleccionar el respectivo campo que se ajuste a su caso.
    • Número de documento
    • Tipo de documento del usuario
    • Número de documento
    • Contraseña

    Al ingresar a la cuenta de usuario, se buscará el botón «Generar Firma Electrónica», y deberá diligenciar las casillas solicitadas.
     

¿Quién debe tener la firma electrónica?

  • Las personas naturales que necesiten efectuar alguna obligación o diligenciamiento de declaraciones ante la Dian, a través del portal de la entidad.

 

  • Igualmente, para aquellas personas que sean representantes legales de una entidad sin ánimo de lucro – ESAL -, empresa privada, pública o de la sociedad civil; revisores fiscales y contadores que, en ejercicio de sus funciones, representan a la entidad ante terceros y presentan con su firma las declaraciones u obligaciones tributarias respectivas.
  •                   También está disponible para todos los usuarios inscritos en el RUT, sin interesar si residen en el extranjero.

 

¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?

En el mundo de la era digital, los beneficios son innumerables, y la firma electrónica no escapa a las ventajas que esto conlleva. Entre ellas podemos enumerar mayor seguridad, reducción de costos y recursos, tiempo, movilidad y optimización de procesos.

 

¿Cuál es la vigencia de la firma electrónica?

Si la persona ya posee la firma electrónica tiene que estar pendiente cuándo fue la fecha de su expedición, pues ésta tiene una vigencia de tres años, y debe ser renovada antes de su vencimiento.

Tomado de Notaria Diecinueve de Bogota, Molina Cristina,2021. https://www.notaria19bogota.com/firma-electronica/

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